АО «Нижфарм»
АО «Нижфарм», г. Нижний Новгород.
С 2004 года входит в немецкую группу компаний Stada, которая продает лекарственные средства в 120 странах, насчитывает более 20 заводов во всем мире.
Крупнейший экспортер лекарственных средств в России — поставки в 17 стран мира, в том числе в ЕС.
Площадь завода — 11,5 тыс. кв. м.
Сотрудники — 1 000 человек.
Завод не сразу пришел к системному автоматизированному подходу в работе с документами. Производство и штат выросли, и естественно сложившийся порядок работы с нормативной документацией (НД) уже не отвечал новым потребностям бизнеса.
| Результаты внутреннего аудита показали | К чему привело |
|---|---|
| Сотрудники заказывали документы из разрозненных источников — внутренней технической библиотеки компании и внешних электронных баз данных |
➢ Значительные расходы на закупку документов ➢ Время получения НД существенно отличалось для каждого из источников ➢ Заказы НД иногда дублировались |
| Поиск и скачивание документов осуществлялись через интернет |
➢ Рабочие часы квалифицированных специалистов тратились не на выполнение прямых должностных обязанностей, а на подбор НД ➢ Был риск заражения «вирусами» рабочих компьютеров |
| Актуализация бумажных версий документов не всегда была своевременной, т. к. бумага статична в сравнении с электронными версиями документов |
➢ Несвоевременная актуализация вела к риску использования устаревших норм, а значит к ошибкам, последующим переделкам, просрочкам, штрафным санкциям, ущербу деловой репутации компании ➢ При ручном формате актуализации имелись нерентабельные временные и финансовые затраты, связанные с последующей физической утилизацией старых бумажных копий или выделением дополнительных площадей в архивах для их хранения |
| Обращались за консультациями в сторонние консалтинговые фирмы по сложным или уникальным случаям | ➢ Дополнительные расходы завода увеличивались |
| Есть возможности для комплексного снижения расходов завода | ➢Расходы завода увеличивались |
По итогам внутреннего аудита руководство компании поставило перед управлением технической поддержки следующие задачи:
- оптимизировать работу с НД на всем предприятии;
- создать прозрачный и контролируемый процесс закупки и использования документации;
- исключить из процессов неэффективные цепочки получения НД;
- исключить факты нецелевого использования денежных средств;
- сократить издержки компании, связанные с неэффективными закупками НД.
Для выполнения поставленных задач «Нижфарм» принял решение автоматизировать процесс работы с НД на всем предприятии и перейти на работу с НД в электронном виде.
Для реализации проекта компания «Нижфарм» обратилась к нам.
Под задачи «Нижфарма» мы разработали комплексное цифровое решение на платформе системы «Техэксперт», которое закрывает потребности каждого подразделения в использовании НТД и гарантирует кибербезопасность при работе с электронными фондами.
Ключевые подразделения — пользователи системы «Техэксперт»:
- отдел охраны окружающей среды;
- экологическая лаборатория;
- инженерно-техническое управление;
- проектно-конструкторское бюро;
- отдел охраны труда;
- отдел метрологии и промышленной электроники;
- отдел главного энергетика;
- отдел главного механика;
- ремонтно-механический цех;
- ремонтно-строительный отдел.
| Фактическое положение | Последствия | Решение |
|---|---|---|
| Разрозненные источники |
➢ Расходы на закупку документов |
● Настроили единый удаленный доступ к НД для всех пользователей «Техэксперта» |
|
➢ Время, затрачиваемое на получение НД |
● Настроили моментальный интеллектуальный поиск НД в системе |
|
|
➢ Дублирование заказов НД |
● Настроили одновременный онлайн-доступ к одним и тем же документам неограниченному количеству сотрудников |
|
| Поиск и скачивание НД через интернет |
➢ Трата рабочего времени специалистов на подбор НД |
● Настроили доступ к базе, содержащей 800+ образцов и форм, утвержденных органами власти. ● Настроили быстрый доступ для каждого из экспертов компании к блокам «Индивидуальные продукты». Поместили туда подборки самых часто используемых в повседневной работе документов |
|
➢ Нет гарантий актуальности НД |
● Настроили автоматическую актуализацию НД и автоматическое оповещение об изменениях. ● Добавили функцию «Сравнение редакций», чтобы сотрудники сразу видели, какие именно изменения внесены |
|
| Несвоевременная актуализация НД |
➢ Риск использования устаревших норм, ошибок, переделок, просрочек, штрафов, ущерба деловой репутации компании |
● Настроили функцию контроля актуализации НД перед их применением. Теперь система сразу это показывает: если документ актуален, то такая ссылка имеет зеленый цвет; как только он утрачивает актуальность, ссылка становится красной. ● Настроили постановку на контроль замены на новую редакцию важных документов — система сама уведомит об этом, и сотрудники выполнят задачи с учетом всех изменений российского и международного законодательства. ● Настроили доступ к базе документов по судебной практике. Это поможет проанализировать, как именно рассматриваются в судах дела различных категорий, какие последствия может иметь то или иное решение сотрудника завода. ● Настроили ежедневное обновление НД с трехкратной сверкой документа перед внесением в систему |
|
➢ Временные и финансовые затраты на ручной формат актуализации, физическая утилизация старых бумажных копий, дополнительные площади в архивах |
● Вся НД в электронном виде. ● Настроена автоматическая актуализация. ● Физическая утилизация НД не нужна. Площади в архивах освободились, а с ответственных сотрудников сняты лишние обязанности по контролю за утилизацией и хранением НД |
|
| Консультации в консалтинговых фирмах |
➢ Расходы увеличиваются |
● Сформировали персональные новостные ленты с новинками федерального законодательства, технического регулирования, судебной практики и т. п. Сотрудники в курсе всех новостей фармацевтической отрасли, правильные и обоснованные решения принимают самостоятельно внутри команды |
По состоянию на 2021 год мы настроили централизованный удаленный доступ к системе «Техэксперт» для 128 сотрудников АО «Нижфарм».
Такой переход на централизованную систему был необходим, чтобы выполнить одну из технических задач заказчика — передать на аутсорсинг администрирование баз НД.
Теперь базы НД находятся не на собственных серверах завода, а на серверах нашей компании. Администрирование и сервисное обслуживание полностью перешло от заказчика к нам. Это позволило освободить рабочее время IT-отдела «Нижфарма» от существенной части рутинных задач.
Доступ к базам стал простым. Раньше пользователи «Нижфарма» вводили 4 логина и, соответственно, 4 пароля, чтобы получить доступ к НД на разных платформах. Это приводило к путанице и трате времени на обращение за помощью в IT-отдел завода.
Мы установили на мониторах рабочих компьютеров сотрудников всего один ярлык. Единая точка доступа — нет риска, что сотрудники забудут логин или пароль либо запутаются в данных для входа в систему.
После внедрения системы мы провели персональное обучение пользователей каждого отдела заказчика.
- За компанией закреплен персональный менеджер для решения любой оперативной задачи.
- Техподдержка пользователей.
- Обучение новых сотрудников.
| Итоги внутреннего аудита | Полученный результат | Выгоды | Экономия |
|---|---|---|---|
|
Сотрудники заказывали документы из разрозненных источников — внутренней технической библиотеки компании и внешних электронных баз данных. Путь заказа НД: заявка во внутреннюю библиотеку --> согласование --> внесение в план работ --> заявка стоит в очереди, т. к. библиотекари перегружены = согласование проходило неделями. Для подтверждения легитимности каждого используемого документа на заводе действовало «правило 3 глаз»: первый специалист + второй специалист + надзор со стороны руководителя |
➢ Одна точка входа. ➢ Огромный массив из нескольких миллионов документов структурирован по тематикам и моментально доступен за 1-2 клика для сотрудников любого подразделения. ➢ Переход на работу с НД в электронном виде. ➢ Исключили факт растраты рабочего времени экспертов на нерентабельные, многочасовые поиски НД |
❏ Нет путаницы и ошибок, которые влекут временные потери на их исправление, финансовые расходы и репутационный ущерб для всей компании. ❏ Быстрый поиск любого документа. ❏ Уменьшение расходов. ❏ Теперь компания платит своим сотрудникам заработную плату только за выполнение своих прямых должностных обязанностей |
❏ Нет расходов на оплату труда сотрудников за период исправления допущенных ошибок. ❏ Экономия рабочего времени на поиске НД. ❏ Экономия на бумаге и картриджах — распечатка кип рабочих копий НД теперь не нужна. ❏ Нет расходов на выплату заработной платы за нецелевые и нерентабельные трудовые обязанности. ❏ Экономия на заказе платных разовых версий документов из множества разрозненных источников |
|
Поиск и скачивание документов осуществлялось через интернет |
➢ Искоренили возможность возникновения рисков, связанных с человеческим фактором исполнителя, — например, специалист не нашел актуальный документ, не внес изменения, компания получила штраф от надзорных органов. ➢ Автоматический мониторинг поисковых запросов |
❏ Специалисты принимают правильные и обоснованные решения на основании актуальных и легитимных документов. ❏ Рабочий процесс под контролем — руководитель знает, кто из его подчиненных использует «Техэксперт» и какие именно подборки документов применяет в работе |
❏ Нет рисков получения штрафов. ❏ Экономия рабочего времени, которое затрачивается на планерки и совещания для обсуждения обоснованности принимаемых решений |
|
Актуализация бумажных версий документов не всегда была своевременной, т. к. бумага статична в сравнении с электронными версиями документов |
Экономия на: ❏ бумаге и картриджах — распечатка кип рабочих копий теперь не нужна; ❏ физической утилизации старых бумажных копий; ❏ оборудовании дополнительных площадей в архивах для хранения неактуальных копий |
||
|
Обращались за разовыми консультациями в сторонние консалтинговые фирмы, а также в государственные структуры (градостроительный комитет, водоканал и т. д.) по сложным или уникальным случаям |
➢ Компания избавилась от финансовых и временных издержек |
❏ Увеличение прибыли за счет снижения издержек |
❏ Экономия на обращениях в государственные органы и консалтинговые организации за разовыми экспертными заключениями: вся информация для самостоятельного анализа сложных ситуаций есть в «Техэксперте», а ответы экспертов в рамках абонентского обслуживания — бесплатные |
|
Периодически возникали споры с партнерами по поводу актуальности и легитимности документа, применяемого в совместном проекте |
➢ Каждый документ в системе «Техэксперт» проходит тройную проверку на актуальность |
❏ Полное доверие со стороны партнеров |
❏ Экономия времени специалистов, затрачиваемого на подтверждение актуальности НД |
|
Поиск возможностей для комплексного снижения расходов завода |
➢ Целевое расходование средств |
❏ Завод платит только за доступ к системе, расположенной на серверах поставщика. ❏ Все расходы по закупке, обновлению, ремонту физического оборудования, поддержанию его работоспособности, оплате труда, больничных листов и налогов, повышению квалификации обслуживающего персонала несет сам поставщик программного обеспечения |
Экономия на: ❏ покупке собственных серверов; ❏ электроэнергии, потребляемой при использовании своего серверного оборудования; ❏ производственных площадях под серверы и рабочие места сотрудников |
Внедрение СУ НТД — это комплексное программное решение на базе Единого фонда электронной нормативной документации, которое содержит внешнюю и внутреннюю нормативно-техническую документацию и интегрировано с другими программными продуктами и корпоративными системами компании.
У нас много интересных кейсов и большой опыт работы. Позвоните нам по телефону 8 (800) 770-07-15 или напишите в форме обратной связи ниже – подумаем над решением ваших задач вместе.
